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Decreto nº 5.290, de 21 de dezembro de 2.021.
 
“Dispõe sobre produção de Instruções Normativas a respeito das rotinas de trabalho a serem observadas pela estrutura administrativa do município, objetivando a implementação de procedimentos de controle” (“Norma das Normas “).
 
O Prefeito Municipal de Itaberá, Estado de São Paulo, Alex Rogério Camargo de Lacerda, no uso das atribuições que lhes são conferidas por lei, e
 
CONSIDERANDO o disposto na Lei Municipal nº 2868/2018, de 04 de julho de 2018, que Dispõe sobre o Sistema de Controle Interno da Prefeitura Municipal de Itaberá/SP e dá outras providências;
CONSIDERANDO o disposto no Decreto 4813/2019 de 11 de fevereiro de 2019, que Regulamenta o Sistema de Controle Interno e dá outras providências;  
 
DECRETA:
 
Art. 1º Fica aprovada a Instrução Normativa SCI nº 001 (“Norma das Normas”), que dispõe sobre a produção de Instruções Normativas a respeito das rotinas de trabalho a serem observadas pelas diversas unidades administrativas do Município, objetivando a implementação de procedimentos de controle, que passa a ser integrante deste Decreto.
 
Art. 2º Este Decreto entrará em vigor na data da sua publicação e revogam-se as disposições em contrário.
 
Paço Municipal, em 21 de dezembro de 2021.
 
 
 
Alex Rogério Camargo de Lacerda
Prefeito Municipal

Publicado, por inteiro teor, no Paço Municipal, onde se encontra afixado no local de costume, e no site do Poder Executivo Municipal, www.itabera.sp.gov.br, em data de 21 do mês de dezembro do ano de 2021, e remetido ao Diário Oficial do Município em 21 de dezembro de 2021.

 

Rejane Maria de Freitas

Oficial Administrativo
INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº 001/2021
SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
 
Versão: 01
Aprovação em: 21/12/2021
Ato de aprovação: Decreto nº 5.290/2021
Unidade Responsável: Controle Interno do Executivo
Assunto: "Norma das Normas"
 
 
O Controle Interno do Executivo de Itaberá – SP, no uso de suas atribuições sem prejuízo das normas legais vigentes, estabelece a presente instrução normativa como parâmetro para a elaboração das demais que servirão para implementar procedimentos de controle nesta Prefeitura.
 
CAPITULO I
FINALIDADE
 
Art. 1º - Dispor sobre a produção de Instruções Normativas a respeito das rotinas de trabalho a serem observadas pelas diversas unidades da estrutura do Município, objetivando a implementação de procedimentos de controle (“Norma das Normas”).
 
CAPITULO II
ABRANGÊNCIA
 
Art. 2º - Abrange todas as unidades da estrutura organizacional, das administrações Direta, quer como executora de tarefas quer como fornecedoras ou recebedoras de dados e informações em meio documental ou informatizado.
 
CAPÍTULO III
CONCEITOS
 
Art. 3º - Para fins desta Instrução Normativa considera-se:
 
I. Instrução Normativa
Documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando a padronização na execução de atividades e rotinas de trabalho.
 
II. Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle
Coletânea de Instruções Normativas.
 
III. Fluxograma
Demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema administrativo, com a identificação das unidades executoras.
 
IV. Sistema
Conjunto de ações que, coordenadas, concorrem para um determinado fim.
 
V. Sistema Administrativo
Conjunto de atividades afins, relacionadas a funções finalísticas ou de apoio, distribuídas em diversas unidades da organização e executadas sob a orientação técnica do respectivo órgão central, com o objetivo de atingir algum resultado.
 
VI. Ponto de Controle
Aspectos relevantes em um sistema administrativo, integrantes das rotinas de trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais, em função de sua importância, grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver algum procedimento de controle.
 
VII. Procedimentos de Controle
Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operações inerentes a cada ponto de controle, visando restringir o cometimento de irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar o patrimônio público.
 
VIII. Sistema de Controle Interno
Conjunto de procedimentos de controle inseridos nos diversos sistemas administrativos, executados ao longo da estrutura organizacional sob a coordenação, orientação técnica e supervisão da unidade responsável pela coordenação do controle interno.
 
CAPÍTULO IV
DA BASE LEGAL
Art. 4º - A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade do Chefe do Poder Executivo, no sentido da implementação do Sistema de Controle Interno do Executivo, sobre o qual dispõem os artigos 31, 70 e 74 da Constituição Federal, 32 a 35 da Constituição Estadual, 54 e 59 da Lei Complementar nº 101/2000 e Lei Municipal n.º 2868/2018, que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno da Prefeitura Municipal de Itaberá/SP e dá outras providências.
 
CAPÍTULO V
DA ORIGEM DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
 
Art. 5º - As Instruções Normativas fundamentam-se na necessidade da padronização de procedimentos e do estabelecimento de procedimentos de controle, tendo em vista as exigências legais ou regulamentares, as orientações da administração e as constatações do setor responsável pela coordenação do controle interno no Poder Executivo, abrangendo a administração direta, decorrentes de suas atividades de verificação.
 
Art. 6º - Cabe à unidade que atua como órgão central de controle de cada sistema administrativo, que passa a ser identificada como “Unidade Responsável” (Departamento, Secretarias Municipais ou denominação equivalente) pela instrução normativa, a definição e formatação das instruções normativas inerentes ao sistema.
 
Art. 7º - As diversas unidades da estrutura organizacional que se sujeitam à observância das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle estabelecidos na instrução normativa passam a serem denominadas “Unidades Executoras”.
 
CAPÍTULO VI
DAS RESPONSABILIDADES
 
Art. 8º - Do Órgão Central do Sistema Administrativo (Unidade Responsável pela Instrução Normativa):
a) promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade responsável pela coordenação do controle interno, para definir as rotinas de trabalho e identificar os pontos de controle e respectivos procedimentos de controle, objetos da instrução normativa a ser elaborada;
b) obter a aprovação da instrução normativa, após submetê-la à apreciação da unidade de controle interno e promover sua divulgação e implementação;
c) manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação da instrução normativa.
 
Art. 9º - Das Unidades Executoras:
a) atender às solicitações da unidade responsável pela instrução normativa na fase de sua formatação, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de elaboração;
b) alertar a unidade responsável pela instrução normativa sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;
c) manter a instrução normativa à disposição de todos os funcionários da unidade, zelando pelo fiel cumprimento da mesma;
d) cumprir fielmente as determinações da instrução normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.
 
Art. 10 - Da Unidade Central de Controle Interno:
a) prestar o apoio técnico na fase de elaboração das instruções normativas e em suas atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;
b) através da atividade de verificação e inspeção, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas instruções normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas instruções normativas;
c) organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada instrução normativa.
 
CAPÍTULO VII
FORMATO E CONTEÚDO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
 
Art. 11 - O formato do presente documento serve como modelo-padrão para as Instruções Normativas, que deverão conter os seguintes campos obrigatórios:
1. Na Identificação:
1.1 - Número da Instrução Normativa
A numeração deverá ser única e sequencial para cada sistema administrativo, com a identificação da sigla do sistema antes do número e aposição do ano de sua expedição. Exemplo: Formato: INSTRUÇÃO NORMATIVA S...... N° ..../20XX.
 
1.2 - Indicação da Versão
Indica o número da versão do documento, atualizado após alterações. Considera-se nova versão somente o documento pronto, ou seja, aquele que, depois de apreciado pela unidade responsável pela coordenação do controle interno, será encaminhado à aprovação.
 
1.3 - Aprovação
A aprovação da instrução normativa ou suas alterações será sempre do Chefe do Poder Executivo, salvo delegação expressa deste. Exemplo: Formato da data: ..../..../20XX.
 
1.4 - Ato de Aprovação
Indica o tipo e número do ato que aprovou o documento original ou suas alterações. Sempre que a instrução normativa motivar efeitos externos à administração, ou nas situações em que seja conveniente maior divulgação, a aprovação deverá ocorrer através de Decreto.
 
1.5 - Unidade Responsável
Informa o nome da unidade responsável pela instrução normativa (Departamento, Secretaria ou denominação equivalente), que atua como órgão central do sistema administrativo a que se referem às rotinas de trabalho objeto do documento.
 
2. No Conteúdo:
2.1 - Finalidade
Especificar de forma sucinta a finalidade da instrução normativa, que pode ser identificada mediante uma avaliação sobre quais os motivos que levaram à conclusão da necessidade de sua elaboração. Dentro do possível, indicar onde inicia e onde termina a rotina de trabalho a ser normatizada.
 
2.2 - Abrangência
Identificar o nome das unidades executoras. Quando os procedimentos estabelecidos na instrução normativa devem ser observados, mesmo que parcialmente, por todas as unidades da estrutura organizacional, esta condição deve ser explicitada.
 
2.3 - Conceitos
Têm por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao assunto objeto da normatização. Especial atenção deverá ser dedicada a esta seção nos casos da instrução normativa abranger a todas as unidades da estrutura organizacional.
 
2.4 - Base legal e regulamentar
Indicar os principais instrumentos legais e regulamentares que interferem ou orientam as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle a que se destina a instrução normativa.
 
2.5 - Responsabilidades
Esta seção destina-se à especificação das responsabilidades específicas da unidade responsável pela instrução normativa (órgão central do respectivo sistema administrativo) e das unidades executoras, inerentes à matéria objeto da normatização. Não se confundem com aquelas especificadas no capítulo VI deste documento.
 
2.6 - Procedimentos
Tratam da descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle.
 
2.7 - Considerações finais
Esta seção é dedicada à inclusão de orientações ou esclarecimentos adicionais, não especificadas anteriormente, tais como:
a) medidas que poderão ser adotadas e/ou consequências para os casos de inobservância ao que está estabelecido na instrução normativa;
b) situações ou operações que estão dispensadas da observância total ou parcial ao que está estabelecido
c) unidade ou pessoas autorizadas a prestar esclarecimentos a respeito da aplicação da instrução normativa.
 
CAPÍTULO VIII
PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DAS INTRUÇÕES NORMATIVAS
 
Art. 12 - Com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que vêm sendo adotados em relação ao assunto a ser normatizado, deve-se identificar, inicialmente, as diversas unidades da estrutura organizacional que têm alguma participação no processo e, para cada uma, quais as atividades desenvolvidas, para fins da elaboração do fluxograma.
 
Art. 13 - Também devem ser identificados e analisados os formulários utilizados para o registro das operações e as interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas computadorizados (aplicativos).
 
Art. 14 - A demonstração gráfica das atividades (rotinas de trabalho e procedimentos de controle) e dos documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma, deve ocorrer de cima para baixo e da esquerda para direita, observando-se os padrões e regras geralmente adotados neste tipo de instrumento, que identifiquem, entre outros detalhes, as seguintes ocorrências:
a) início do processo (num mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de início, dependendo do tipo de operação);
b) emissão de documentos;
c) ponto de decisão;
d) junção de documentos;
e) ação executada (análise, autorização, checagem de autorização, confrontação, baixa, registro, etc.). Além das atividades normais, inerentes ao processo, devem ser indicados os procedimentos de controle aplicáveis.
 
Art. 15 - As diversas unidades envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com a formação de colunas com a identificação de cada unidade ao topo. No caso de um segmento das rotinas de trabalho ter que ser observado por todas as unidades da estrutura organizacional, a identificação pode ser genérica, como por exemplo: “área requisitante” ou denominação equivalente.
 
Art. 16 - Se uma única folha não comportar a apresentação de todo o processo, serão abertas tantas quantas necessárias, devidamente numeradas, sendo que neste caso devem ser utilizados conectores, também numerados, para que possa ser possível a identificação da continuidade do fluxograma na folha subsequente, e vice-versa. Procedimento idêntico deverá ser adotado no caso da necessidade do detalhamento de algumas rotinas específicas em folhas auxiliares.
 
Art. 17 - O fluxograma, uma vez consolidado e testado, orientará a descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle na instrução normativa e dela fará parte integrante como anexo.
 
Art. 18 - As rotinas de trabalho e os procedimentos de controle na instrução normativa deverão ser descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de forma a não facultar dúvidas ou interpretações dúbias, com uma linguagem essencialmente didática e destituída de termos ou expressões técnicas, especificando o “como fazer” para a operacionalização das atividades, identificando os respectivos responsáveis e prazos.
 
Art. 19 - Deverá conter, porém, os detalhamentos necessários para a clara compreensão de tudo que deverá ser observado no dia-a-dia, em especial quanto aos procedimentos de controle cuja especificação não consta do fluxograma. Incluem-se neste caso, por exemplo:
a) especificação dos elementos obrigatórios em cada documento;
b) destinação das vias dos documentos;
c) detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo;
d) relação de documentos obrigatórios para a validação da operação;
e) aspectos legais ou regulamentares a serem observados;
f) os procedimentos de segurança em tecnologia da informação aplicáveis ao processo (controle de acesso lógico às rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crítica nos dados de entrada, geração de cópias back-up, etc.).
 
Art. 20 - Quando aplicáveis, os procedimentos de controle poderão ser descritos à parte, na forma de check-list, que passarão a ser parte integrante da instrução normativa como anexo. Neste caso, a norma deverá estabelecer qual a unidade responsável pela sua aplicação e em que fase do processo deverá ser adotada.
 
Art. 21 - No emprego de abreviaturas ou siglas, deve-se identificar o seu significado, por extenso, na primeira vez que o termo for mencionado no documento e, a partir daí, pode ser utilizada apenas a abreviatura ou sigla, como por exemplo: Sistema de Compras e Licitações – SCL;  Tribunal de Contas do Estado de São Paulo – TCESP.
 
Art. 22 - Uma vez concluída a versão final da instrução normativa ou de sua atualização, a minuta deve ser encaminhada à unidade responsável pela coordenação do controle interno, que aferirá a observância desta norma e avaliará os procedimentos de controle, podendo propor alterações, quando cabíveis.
 
Art. 23 - Devolvida a minuta pela unidade de coordenação do controle interno à unidade responsável pela instrução normativa, esta a encaminhará para aprovação e, posteriormente, providenciará sua divulgação e implementação.
 
CAPÍTULO IX
CONSIDERAÇÕES FINAIS
 
Art. 24 - Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto ao Setor de Controle Interno que, por sua vez, através de procedimentos de verificação, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.
 
Art. 25 - Todos os servidores das unidades executoras deverão cumprir as determinações e atender aos dispositivos constantes na respectiva Instrução Normativa, sob pena de ser responsabilizado conforme medidas previstas na Lei Municipal n° 1.371/1992 (Estatuto dos Funcionários Públicos Municipais).
 
Art. 26 - Esta instrução entra em vigor a partir da data de sua publicação.
 
 
Itaberá /SP, 21 de dezembro de 2021.
 
 
 
MAGNÓLIA RÉGIA GONÇALVES RAMOS
Controle Interno do Executivo
 
 
ALEX ROGÉRIO CAMARGO LACERDA
Prefeito Municipal